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¿Cuántos años se deben guardar los libros contables?

Publicado por Miguel Torres el 64 comentarios

Miguel ¿Cuántos años se deben guardar los libros contables?

La respuesta para esta pregunta hasta el 31 diciembre de 2016, hubiera sido hasta que el tributo prescriba.

Miguel ¿Cuándo prescribe el tributo?

La respuesta lo encuentras en el artículo 43 del código tributario:

La acción de la Administración Tributaria para determinar la obligación tributaria, así como la acción para exigir su pago y aplicar sanciones prescribe a los cuatro (4) años, y a los seis (6) años para quienes no hayan presentado la declaración respectiva.

Por lo tanto, el periodo de prescripción depende si cumpliste con la presentación de las declaraciones mensuales.

Adicionalmente, es importante tener en cuenta, desde cuando empieza el cómputo de la prescripción.

Impuesto a la Renta

Desde el uno (1) de enero del año siguiente, a la fecha en que vence el plazo para la presentación de la Declaración Anual respectiva.

IGV

Desde el uno (1) de enero siguiente a la fecha en que la obligación sea exigible, respecto de tributos que deben ser determinados por el deudor tributario.

Decreto Legislativo 1315

Como parte de la reforma tributaria 2017, el 31 de diciembre de 2016 se promulgó el Decreto Legislativo N.º 1315, que modifica el tiempo de almacenar, archivar y conservar los libros contables.

El Decreto Legislativo 1315 modifica el artículo 87 del código tributario, donde se mencionaba los plazos que un contribuyente debería almacenar sus libros contables.

De esta manera, el numeral 7 del artículo 87 del código tributario queda de la siguiente manera:

Almacenar, archivar y conservar los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrónica, así como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionadas con ellas, cinco (5) años o durante el plazo de prescripción del tributo, el que fuera mayor. El plazo de cinco (5) años se computa a partir del uno (1) de enero del año siguiente a la fecha de vencimiento de la presentación de la declaración de la obligación tributaria correspondiente. Tratándose de los pagos a cuenta del impuesto a la renta, el plazo de cinco años se computa considerando la fecha de vencimiento de la declaración anual del citado impuesto.

En conclusión, debemos comparar el plazo de 5 años con el plazo de la prescripción, el que resulte mayor.

Caso Práctico – Libros Contables

La empresa Noticiero Contable SAC, con RUC Nº 20556106909 presentó el Declara Fácil del periodo mayo 2019, cuyo vencimiento fue: 21/06/2019.

En dicha declaración no cumplió con el pago del Impuesto General a las Ventas que asciende a S/ 5,200 soles.

¿Hasta cuándo deberá guardar su registro de compras del periodo mayo 2019?

Lo primero que debemos hacer es la comparación:

Plazo 5 Años

  • Inicia el plazo: 01 de enero de 2020.
  • Fin del Plazo: 01 de enero 2025 (el primer día hábil siguiente).

Plazo prescripción (4 años porque presentó sus declaraciones)

  • Inicia el plazo: 01 de enero de 2020.
  • Fin del Plazo: 01 de enero 2024 (el primer día hábil siguiente).

Recordemos que debemos elegir el mayor, por lo tanto, la empresa estará obligada, deberá guardar los libros contables hasta el 01 de enero de 2025.

Aclaración sobre Activos Fijos

Si bien es cierto, un ejercicio tributario puede estar prescrito, por lo tanto, no tienes la obligación de almacenar o guardar los libros contables o documentos, es importante tener en cuenta lo siguiente:

Sunat puede requerirte comprobantes y/o documentos de períodos prescritos, pero que tengan incidencia en un periodo no prescrito.

Por ejemplo: Una máquina comprada en el año 2012, el cual desprecias a una tasa anual del 10%.

En el ejercicio 2019, Sunat te podría requerir el comprobante de compra de la máquina.

Miguel ¿Por qué lo puede hacer?, si el ejercicio 2012 está prescrito.

Por qué el comprobante de compra del 2012, a pesar de pertenecer a un ejercicio prescrito, tiene incidencia en la depreciación del ejercicio 2019 (periodo que no ha prescrito).

Libros Electrónicos PLE 5.2

En el supuesto de un contribuyente que lleve libros electrónicos, la regla es la misma, no hay excepciones.

Deberás conservar los archivos txt, más las constancias de anotación de cada periodo.

  • Registro de Compras: 2 archivos txt + 1 constancia de anotación (xple).
  • Registro de Ventas: 1 archivo txt + 1 constancia de anotación (xple).
  • Libro Diario: 2 archivos txt + 1 constancia de anotación (xple).
  • Libro Mayor: 1 archivo txt + 1 constancia de anotación (xple).

Guardar los Libros Contables

Miguel ¿Dónde debemos guardar los libros contables?

Muy sencillo, utiliza servicios de cloud, son muy seguros para almacenar información.

Por ejemplo:

  • Dropbox
  • Google Drive
  • Box
  • One Drive
  • Mega
  • iCloud Drive

Finalmente, un último consejo, siempre que debas presentar información a la Sunat sobre tus libros electrónicos, utiliza un USB.

guardar Libros Contables electronicos

Conclusión

  1. El plazo para almacenar, archivar y conservar los libros contables es durante 5 años o durante el plazo de prescripción, el que resulte mayor.

Recomendación

  1. Esta semana empezamos el Curso Virtual: “SIRE SUNAT 2024”, donde aprenderás como generar el registro de compras y registro de ventas en formato electrónico, si deseas más información, te dejo este link: SIRE SUNAT 2024

Interacciones con los lectores

64 comentarios

  1. Yeison Surco dice

    BUEN DIA CPC. MIGUEL
    MI PREGUNTA ES ¿Los libros, registros, documentos y demás evidencias sustentatorias de las operaciones del sector publico el tiempo de conservación será igual que en el sector privado?

    Gracias de antemano.

  4. Shirley dice

    Hola Miguel, trabajo con fruta que puedo hacer si las personas de las que adquiero productos no tienen boletas ni facturas además no quieren dar sus datos para girar liquidaciones de compra de los productos que les compro, porque no quieren saber nada con la Sunat.

  7. Danya dice

    Hola Miguel mencionaste que los tributos de retención como renta de 5ta y 4ta prescriben en 10 años, mi duda es en el caso de una importadora que le generan una dua y paga percepción igual es 5 años o 10 años para guardar documentos y libros? Y en el caso que hay detracción?? Gracias

  8. Felix Porturas dice

    Excelente, justamente estaba en esa, un empleador me pregunto y ahora ya tengo la respuesta gracias miguel, estaba confuso pero me aclarastes. Infinitamente gracias. estoy seguro que este temario tan claro y didáctico les ha servido a muchos.
    Que dios te bendiga.

  10. Miguel dice

    Hola Miguel como estas.. Estoy seguro que esta pregunta nunca te lo han hecho pero a ver.. Revisando unas cajas de documentos encontre una factura de compras de marzo 2009 que estoy seguro no declare..estamos marzo 2018!! Que puedo hacer con esa factura de compras jeje. Ya prescribió?. Yo soy régimen especial. Gracias Saludos

  11. Gracciela dice

    Buenas tardes Miguel, he cumplido con presentar todas las declaraciones y ahora tengo una notificación de SUNAFIL en el que me piden las planillas y pagos y también los libros de compras y ventas, hasta ahí todo bien, pero me piden desde el 2009, es factible eso?, Gracias por la respuesta.

  13. Delia Mercedes dice

    Estimado Miguel
    La información que brindas es muy didáctica y oportuna, soy docente de la Universidad y me sirve de apoyo toda la información que me envias. Muchas Gracias por resolver muchas dudas e inquietudes, con este espacio que nos ofreces.

    • Miguel Torres dice

      Dichos archivos no son obligatorios guardarlos, la norma no lo indica, por otra parte los decargas de la pagina de la Sunat.

  16. Enrique Farfan Fernandez dice

    Hola Miguel, felicitaciones por tu gran aporte.
    Respecto a mantener guardados los archivos TXT+1 creo que debemos tener en cuenta el literal l) del Art,92 del Codigo Tributario, y el numeral 20. del Art.62 que faculta a Sunat a usar esa información ya presentada y en su poder.
    Cordialmente

    • Miguel Torres dice

      En la practica es muy diferente, asi que para que ganarse un procedimiento administrativo en vano, es mejor la prevención. Ademas tener en cuenta que los pricos lo tienen mas claro como obligación, al señalar un domicilio adicional donde deben guardar una copia de los archivos txt.

  18. Diana dice

    Buenas noches, espero pueda absolverme unas dudas, en que caso se presentan los libros contables? Te comento el caso de una empresa sac constituida en 2013, del regimen especial, nunca genero libros contables por desconocimiento, como podria procederse en este caso para regularizar la empresa.Gracias.

  19. Carlos Miguel Cordova Martinez dice

    Miguel muchas gracias por tus aportes ¿Una consulta las Facturas de Compras y Ventas hasta cuando hay que almacenar ya que el D.L. 1315 No dice nada de esto? gracias por tu repuesta. Saludos desde la calurosa provincia de Sullana.

  20. Jorge Chavez dice

    Estimado una consulta por Libro Diario del periodo 12/2016.Este se presenta de acuerdo a las operaciones al 31.12.16, pero a esa fecha aun no se tiene conocimiento de la Renta a PAGAR (a 100%) y ni asientos de cierre del 2016 ¿como se debería de declarar en el PLE este libro.? Debería esperar a realizar dichos asientos de cierre o los declaro en Marzo 2017.?

    • Miguel Torres dice

      Si el año ya termino, ya deberías saber tu importe a pagar de renta, otro tema es que no has echo absolutamente nada, por eso no lo sabes o estas esperando el ultimo día del vencimiento de la DJA 2016.

  21. Mary Pérez dice

    Gracias Miguel por mantenernos actualizados con tu importante información. Una consulta, los libros de planillas, sus tributos, PDT Plame y AFP, en cuánto tiempo prescriben? Muchas gracias por tu valiosa respuesta. Saludos

  27. Fernando Olivares Moreno dice

    Miguelito, muy acertado tus comentarios. Muchas gracias. Una consulta, por favor:
    En Una Persona Natural con Negocio el dueño quiere fijarse una remuneración mensual. ¿Cuál sería el tratamiento tributario? ¿ Cómo sustentar el gasto? ¿ Puede contratar a un familiar(esposa, hijo) girando Recibo por Honorarios.? Te agradesco.

    • Miguel Torres dice

      No es recomendable contratar familia para una persona natural, mejor crea una SAC. El si puede estar en planilla como conductor de remype, necesitas primero afiliarlo como mype.

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