1. No dejes todo para el final. Las empresas con mejores prácticas no solo preparan balances al cierre del año, sino también en períodos intermedios (de forma mensual o trimestral). Esto les permite identificar oportunamente problemas de saldos, un monto importante de impuestos a pagar al cierre del ejercicio o desviaciones significativas respecto al presupuesto inicial. Con esto se consigue también un cierre de año más rápido, porque se tiene a la mano información previa para el análisis final.
2. Proporciona toda la información. Las cifras de la contabilidad están relacionadas con las actividades que realizan las diferentes áreas del negocio, debiendo la gerencia tener mucho cuidado en asegurarse que el contador reciba toda la documentación y datos relevantes, como devoluciones de productos, importaciones o exportaciones en tránsito, inventarios, contratos, operaciones financieras.
3. Establece un cronograma de cierre. Un cierre contable no puede marchar bien si no se han establecido fechas de entrega de información y de conclusión de las actividades relacionadas con la preparación de estados financieros. Además de acordar con el contador una fecha final para la presentación de las cuentas de fin de año, se requerirá también fijar con las áreas operativas plazos para temas previos a la elaboración del balance como la toma de inventarios físicos de fin de año, entregas de rendiciones de cuentas de caja chica, cierre de facturación a clientes y de recepción de facturas de proveedores.
4. Revisa las cifras presentadas. Una vez que los estados financieros de fin de año hayan sido preparados, la gerencia general o los propietarios deben tener una reunión con los responsables de la contabilidad para aclarar cualquier duda sobre las cifras mostradas, así como revisar otros temas importantes relacionados con aspectos tributarios o societarios. Recuerde que los estados definitivos pueden ser revisados por bancos o reguladores y por tanto requieren de un adecuado control de calidad.
5. También para un pequeño negocio. Lo ideal es que las empresas por más pequeñas que sean cuenten con libros y registros contables completos. Aunque se carezca de estos es factible para un contador experimentado preparar un balance de fin de año, mediante un adecuado inventario de todos los recursos (activos) y obligaciones (pasivos) que tiene la empresa. El exceso de los activos sobre los pasivos constituye el patrimonio neto de la empresa y si este ha aumentado respecto al año anterior, entonces significa que se obtuvo beneficios durante el ejercicio que se está cerrando.
Diario El Comercio (15/10/2014)
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