¿Cómo gestionar cambios en las organizaciones?

La resistencia al cambio es un fenómeno de escala global, particularmente en el mundo de los negocios. No obstante, siempre se puede tomar precauciones para que las novedades no fracasen.

Aplicar un proyecto de TI en las organizaciones siempre es un proceso traumático en el que se corren muchos riesgos: el temor y desaprobación por parte de las líneas operativas, la mala comunicación del proyecto a las áreas gerenciales, diferentes visiones y expectativas de éxito, entro otros.

Sin embargo, así como encontramos estos rechazos en una compañía, también encontramos receptividad al cambio, generalmente, en el nivel estratégico. Por ello, Marita Huamán, CEO de CiclusGroup, explicó cómo implementar correctamente los proyectos y gestionar cambios en las organizaciones:

1. Niveles de urgencia. Establecer el sentido de urgencia en toda la compañía, que debe ser definido, entendido y comprendido a nivel gerencial, táctico y operativo.

2. Equipos de trabajo. Formar una coalición que soporte el cambio, con personas estratégicas en la empresa que apoyen el cambio, buscando que estos se tornen en proveedores de de herramientas anexas para el éxito en la implementación de la solución.

3. Visión del cambio. Los proyectos que se implementen deben de contar con una visión, donde cada solución que se lleva a la práctica debe de ser coherente con esta visión. Desarrollar la visión del proyecto y transmitiarla es esencial para el éxito.

4. Visión compartida. Se trata de empoderar a otros para actuar sobre la visión, cuyos proyectos deben identificar personas estratégicas en los niveles tácticos y operativos, de tal forma que actúen como catalizadoras al momento de implementar alguna solución en el nivel que se encuentra.

5. Capacitación. Una buena práctica para iniciar un proyecto es realizar un workshop donde se comunique a todos en la empresa sobre la visión del mismo y donde se conozcan las expectativas de los trabajadores de la empresa acerca de esta, de modo que las dudas sean aclaradas y los temores absueltos para que la implementación sea afrontada de la mejor manera.

6. Planificar los “quickwins”. En la gestión de proyectos, los triunfos a corto plazo son necesarios para elevar la moral del equipo de proyecto y para su venta regular al interior de la organización.

7. Consolidar mejoras. Durante esta fase de implementación de proyectos se debe trabajar cada implementación con un cronograma subdividido en el que cada logro obtenido se dé a conocer a la empresa.Mas aún, no podemos conformarnos con los éxitos iniciales, sino ser constantes en las mejoras y seguir afinando las mismas.

8. Institucionalizar los cambios. Cada experiencia obtenida durante la gestión de cambios debe quedar registradas en las lecciones aprendidas y convertirse en política de la empresa.

Diario Gestión (15/10/2012)