Los mejores 10 trucos para trabajar en Excel

Hoy presentamos una lista de 10 consejos para aprovechar Microsoft Excel, la aplicación más popular para crear y abrir hojas de cálculo en formato XLS. En esta aplicación puede hacer de todo, desde organizar sus gastos hasta crear facturas, calendarios o gráficos. Enfocaremos este artículo principalmente a usuarios que comienzan con Excel, aunque es posible que aquellos que ya tienen experiencia encuentren alguna información útil.

1. Resalte duplicados

Suele ser útil buscar y detectar datos duplicados en una hoja de Excel. Hay varias formas de hacer esto, pero la forma más fácil de encontrar duplicados en Excel es usar el resaltado de celda según las condiciones, que colorea los números repetidos. Siga los siguientes pasos:

• Seleccione las filas o columnas que desea analizar

• Cambie a la pestaña Inicio, en la cinta de Office

• Haga clic en Formato condicional

• Dentro del submenú Reglas para resaltar celdas, elija Valores duplicados

• Presione Aceptar

• Los valores duplicados aparecerán en otro color

2. Fije una fila o columna

Cuando tiene una tabla en Excel con muchos datos, tendrá que usar el desplazamiento vertical u horizontal para verla, por lo que pierde visibilidad de los campos que explican qué es cada columna o fila. Entonces, fije columnas o filas la siguiente manera:

• Seleccione la columna o fila que desea fijar

• Haga clic en la pestaña Vista

• Haz clic en Inmovilizar

• Elija la opción correspondiente: Inmovilizar paneles fijará todas las filas y columnas seleccionadas, Inmovilizar fila superior dejará la fila superior siempre visible e Inmovilizar primera columna mantendrá la primera columna aunque te desplaces a la derecha

3. Bloquee celdas para que no sea posible editarlas

Cuando crea una hoja de trabajo y la comparte con alguien, puede que de inmediato se deforme la mitad de las fórmulas. Una solución es bloquear ciertas celdas para que nadie más que usted (o quien tenga la contraseña) pueda cambiarlas.

Seleccione todas las celdas de la hoja

• Haga clic en el botón con una flecha en Fuente, en la pestaña Inicio

• Haga clic en la pestaña Proteger

• Desmarque Bloqueada y pulse Aceptar

• Seleccione las filas que desea proteger

• Haga clic nuevamente en el botón de la flecha en Fuente

• En la pestaña Proteger, marque Bloqueada

• Toque en la pestaña Revisar en la cinta de Excel

• Haga clic en Proteger y Proteger Hoja

• Escriba la contraseña que desea usar y pulse Aceptar

4. Ordene las celdas alfabéticamente

Una cosa muy útil que puede hacer en Microsoft Excel es ordenar alfabéticamente o numéricamente las celdas, manteniendo la relación entre filas o columnas. Esto le ahorrará más que un susto y también le permitirá filtrar e interpretar los datos con mayor facilidad. Realice los siguientes pasos:

• Seleccione las celdas que desea ordenar

• Haga clic en la pestaña Inicio en la cinta de Excel

• En Edición, toque en Ordenar y filtrar y elija Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A, según corresponda

• Si quiere mantener la relación con las celdas adjuntas, seleccione Ampliar la selección cuando le pregunte Excel

5. Cambie filas por columnas

Cuando tiene una serie de datos para integrar en una tabla, debe elegir qué poner en cada eje: si será una tabla predominantemente vertical u horizontal. Si cambia de opinión más tarde, siempre puede transponer una tabla para cambiar filas por columnas y viceversa.

• Seleccione todas las filas y columnas

• Cópielas al portapapeles con Control + C

• En una celda vacía, haga clic derecho y elija Pegado especial

• En el menú que se muestra, elija Transponer

6. Proteja su documento con una contraseña

Si necesita asegurarse de que un documento de Microsoft Excel no caiga en las manos equivocadas, la forma más confiable es cifrarlo con una contraseña. Incluso si alguien escanea el documento, no podrá abrirlo a menos que conozca la contraseña.

• Abra el menú Archivo

• Ingrese en Información

• Haga clic en Proteger libro y elija Cifrar con contraseña

• Escriba la contraseña que quieres usar

• Nuevamente escriba la contraseña para confirmar

7. Seleccione todo en el documento de Excel

En Excel, puede seleccionar una columna o fila completa haciendo clic en su fila, pero también puede seleccionar todas las columnas y filas haciendo clic en el icono de la esquina.

Si prefiere los atajos de teclado, puede usar Control E o Control A, dependiendo de si tiene Excel en español o en inglés.

8. Excel en modo oscuro

Windows 10 también tiene modo oscuro y versiones más nuevas de Excel. Si va a la configuración de Microsoft Excel, verá que hay varios temas para elegir, incluido un tema oscuro o la capacidad de respetar la configuración del sistema. Si Windows 10 está en modo oscuro, permita que Office cambie al modo oscuro.

• Entre en el menú Archivo y toca en Opciones

• En la pestaña General, busque el apartado Tema de Office

• Cambia el tema a Negro

9. Estas son las fórmulas más importantes

• SUMA. Suma los valores de las celdas en su interior. Ejemplo: =SUMA(A1:A50)

• PROMEDIO. Esta fórmula le da el promedio aritmético de las celdas que pase o rango de celdas que pase como parámetro. Ejemplo: =PROMEDIO (A2:B2)

• MAX y MIN. Esta fórmula le devuelve el mayor o menor valor del conjunto que le pase como parámetro. Ejemplo: =MAX(A2:C8) / =MIN(A2,B4,C3,29)

• SI.ERROR. Sirve para devolver un valor en caso que otra operación resulte un error, como normalmente pasa cuando se divide entre cero. Ejemplo: =SI.ERROR (MAX(A2:A3) / MIN(C3:F9),”Ha habido un error”)

• SI. Devuelve un valor distinto según si se cumple una condición o no. Ejemplo: =SI(B2=“Lima”,“Perú”,”Otro país”)

• CONTARA. Sirve para contar cuántos valores hay en la selección. Ejemplo: =CONTARA(A:A)

• CONTAR.SI. Parecida a la anterior, pero cuenta los valores siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos que le indique como parámetro. Ejemplo: =CONTAR.SI(C2:C, “Jose”)

• ALEATORIO.ENTRE. Devuelve un número aleatorio entre los dos números que le pase como parámetros. Ejemplo: =ALEATORIO.ENTRE (1,10)

• DIAS. Le dice cuántos días hay entre las dos fechas que le pases como parámetros. Ejemplo: =DIAS (”2/2/2018″, B2)

• AHORA. Genera la fecha para el momento actual y es un dato que se actualizará automáticamente cada vez que abra la hoja. Ejemplo: =AHORA()

• HIPERVINCULO. Le permite crear un enlace en Excel con un texto personalizado. Ejemplo: =HIPERVINCULO ( “http://www.google.com”, “Visita Google”)

• REEMPLAZAR. Con esta fórmula puede insertar o reemplazar parte de un texto, en una posición concreta. Ejemplo: =REEMPLAZAR ( “Cumpleaños”, 6, 8, ” Feliz cumple”)

• CONCATENAR. Devuelve como resultado la unión de los valores de las celdas que le pases como parámetro. Ejemplo: =CONCATENAR ( A1, A2, A5, B9)

• ESPACIOS. Elimina los espacios adicionales que haya en el texto que le pase como parámetro. Ejemplo: =ESPACIOS ( F3 )

• ENCONTRAR. Le devuelve la posición en la que se encuentra un texto dentro de otro, o un error si no se encuentra el texto. Ejemplo: =ENCONTRAR ( “electricidad”)

10. Atajo / Acción

F1 / Muestra la ayuda de Excel

F2 / Entra en modo de edición para la celda activa

F3 / En caso de existir un nombre definido, muestra el cuadro de diálogo “Pegar nombre”

F4 / Repite la última acción

F5 / Ir a

F6 / Te mueves entre los paneles de un libro de dividido

F7 / Revisión ortográfica

F8 / Activa el modo Ampliar selección

F9 / Resuelve las fórmulas que tengas en las hojas tus libros abiertos

F10 / Activa la barra de menús

F11 / Crea una hoja de gráfico con el rango de celdas seleccionado

F12 / Guardar cómo

AVPÁG / Desplazarse una pantalla abajo dentro de la hoja

REPÁG / Desplázate una pantalla arriba dentro de la hoja

ALT / Activa la barra de menús

ENTRAR / Acepta la entrada de una celda y selecciona la inferior

ESC / Cancela diálogos y cancela la entrada de una celda

ESPACIO / Activa o desactiva las casillas de verificación en cuadros de diálogo

FIN / Activa o desactiva el “Modo final”

INICIO / Moverse al principio de la fila de tu celda

RETROCESO / Borra el contenido de una celda. Entra en el modo de edición

SUPRIMIR / Borra el contenido de una celda

TABULADOR / Completa la entrada de una celda. Selecciona la celda a la derecha

TECLAS DE DIRECCIÓN / Muévete a las celdas de arriba, abajo, izquierda o derecha

CONTROL + A / Cuadro de diálogo “Abrir”

CONTROL + B / Cuadro de diálogo “Buscar”

CONTROL + C / Copia el contenido de las celdas seleccionadas

CONTROL + D / Copia la fórmula a la derecha del rango seleccionado

CONTROL + E / Selecciona todas las celdas de tu hoja de cálculos

CONTROL + G / Cuadro de diálogo “Guardar”

CONTROL + I / Cuadro de diálogo “Ir a”

CONTROL + J / Copia la fórmula hacia abajo del rango seleccionado

CONTROL + K / Pon o quita el formato cursiva en el texto seleccionado

CONTROL + L / Cuadro de diálogo “Reemplazar”

CONTROL + N / Ponga o quita el formato negrita en el texto seleccionado

CONTROL + P / Cuadro de diálogo “Imprimir”

CONTROL + R / Cierra tu libro activo

CONTROL + S / Pon o quita el formato subrayado en el texto seleccionado

CONTROL + T / Cuadro de diálogo “Crear tabla”

CONTROL + U / Crea un nuevo libro de trabao

CONTROL + V / Pega el contenido del portapapeles

CONTROL + X / Corta las celdas seleccionadas

CONTROL + Y / Rehacer acción deshecha

CONTROL + Z / Deshacer acción

CONTROL + 1 / Cuadro de diálogo “Formato de celdas”

CONTROL + 2 / Pon o quita el formato negrita en el texto seleccionado

CONTROL + 3 / Pon o quita el formato cursiva en el texto seleccionado

CONTROL + 4 / Pon o quita el formato subrayado en el texto seleccionado

CONTROL + 5 / Pon o quita el formato tachado en el texto seleccionado

CONTROL + 6 / Oculta o muestra objetos en una hoja

CONTROL + 8 / Muestra los símbolos de esquema de la hoja

CONTROL + 9 / Oculta las filas seleccionadas

CONTROL + 0 / Oculta las columnas seleccionadas

MAYÚSCULA + F2 / Añade comentario en la celda

MAYÚSCULA + F3 / Cuadro de diálogo “Insertar función”. Además, al editar fórmulas muestra el cuadro de diálogo “Argumentos de función”

MAYÚSCULA + F4 / “Buscar siguiente” cuando realizas una búsqueda

MAYÚSCULA + F5 / Cuadro de diálogo “Buscar”

MAYÚSCULA + F6 / Muévete entre la hoja, las opciones, la barra de estado y el panel de tareas

MAYÚSCULA + F7 / Panel de tareas “Referencia”

MAYÚSCULA + F8 / Agrega una celda o un rango de celdas a tu selección con las teclas de dirección

MAYÚSCULA + F9 / Calcula todas las fórmulas de tu hoja activa

MAYÚSCULA + F10 / Muestra el menú contextual de un elemento seleccionado

MAYÚSCULA + F11 / Inserta una hoja de cálculo nueva

MAYÚSCULA + F12 / Cuadro de diálogo “Guardar cómo”

ALT + F1 / Crea un gráfico incrustado a partir de los datos del rango actual

ALT + F2 / Cuadro de diálogo “Guardar cómo”

ALT + F4 / Cierra Excel

ALT + F8 / Cuadro de diálogo “Macro”

ALT + F10 / Panel “Selección y visibilidad”

ALT + F11 / Abre el Editor de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones

CONTROL + F1 / Muestra u oculta las opciones

CONTROL + F2 / Cuadro de diálogo “Imprimir”

CONTROL + F3 / Administrador de nombres

CONTROL + F4 / Cierra el libro

CONTROL + F5 / Restaura el tamaño del libro

CONTROL + F6 / Moverse al siguiente libro

CONTROL + F7 / Mueve la ventana del libro

CONTROL + F8 / Cambia el tamaño de la ventana del libro

CONTROL + F9 / Minimiza el libro

CONTROL + F10 / Maximiza un libro minimizado

CONTROL + F11 / Crea una hoja de Macros

CONTROL + F12 / Cuadro de diálogo “Abrir”

CONTROL + MAYÚSCULAS + F3 / Cuadro de diálogo “Crear nombres a partir de selección”

CONTROL + MAYÚSCULAS + F6 / Ir a libro anterior que tengas abierto

CONTROL + MAYÚSCULAS + F10 / Ve a barra de menús

CONTROL + MAYÚSCULAS + F12 / Cuadro de diálogo “Imprimir”

CONTROL + MAYÚSCULAS + F / Abre el menú “Formato de Celdas” en la pestaña “Fuentes”

CONTROL + MAYÚSCULAS + L / Activa y desactiva filtros en un rango

CONTROL + MAYÚSCULAS + O / Selecciona las celdas que tengan comentarios

CONTROL + MAYÚSCULAS + U / Amplía la barra de fórmulas

CONTROL + MAYÚSCULAS + ENTRAR / Ingresa una fórmula como una fórmula matricial

CONTROL + MAYÚSCULAS + INICIO / Amplía la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo

CONTROL + MAYÚSCULAS + FIN / Extiende la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo

CONTROL + MAYÚSCULAS +AVPÁG / Selecciona la hoja actual y la siguiente de un libro

CONTROL + MAYÚSCULAS + REPÁG / Selecciona la hoja actual y la anterior de un libro

CONTROL + MAYÚSCULAS + TECLA DE DIRECCIÓN / Extiende la selección de celdas a la última celda no vacía de la misma columna o fila que la celda activa

CONTROL + MAYÚSCULAS + ESPACIO / Seleccionar toda la hoja de cálculo

CONTROL + MAYÚSCULAS + ( / Muestra las filas ocultas en el rango seleccionado

CONTROL + MAYÚSCULAS + ) / Muestra las columnas ocultas en el rango seleccionado

CONTROL + MAYÚSCULAS + ! / Aplica el formato Número con dos decimales

CONTROL + MAYÚSCULAS + # / Aplica el formato Fecha con el día, mes y año

CONTROL + MAYÚSCULAS + $ / Aplica el formato Moneda con dos decimales

CONTROL + MAYÚSCULAS + % / Aplica el formato Porcentaje sin decimales

CONTROL + MAYÚSCULAS + / / Aplica el formato de Notación Científica

CONTROL + MAYÚSCULAS + : / Aplica el formato Hora

CONTROL + MAYÚSCULAS + & / Aplica un borde a la celda activa

CONTROL + MAYÚSCULAS + ” / Copia el contenido de la celda superior

CONTROL + MAYÚSCULAS + SIGNO MENOS (-) / Borra los bordes de la celda

CONTROL + MAYÚSCULAS + SIGNO MÁS (+) / Cuadro de diálogo “Insertar” para insertar celdas en blanco

ALT + AVPÁG / Muévete una pantalla a la derecha en una hoja de cálculo

ALT + REPÁG / Muévete una pantalla a la izquierda en una hoja de cálculo

CONTROL + . / Ve a la siguiente esquina de un rango seleccionado

CONTROL + AVPÁG / Ve a la siguiente hoja de un libro

CONTROL + REPÁG / Ve a la hoja anterior de un libro

CONTROL + INICIO / Ve al inicio de una hoja de cálculo

CONTROL + FIN / Ve a la última celda de una hoja de cálculo

CONTROL + RETROCESO / Muestra la celda activa

CONTROL + TABULADOR / Ve al siguiente libro abierto

CONTROL + TECLAS DE DIRECCIÓN / Ve hasta el extremo del área de datos actual en una hoja de cálculo

MAYÚSCULA + ESPACIO / Selecciona la fila actual

CONTROL + ESPACIO / Selecciona la columna actual

MAYÚSCULA + INICIO / Extiende la selección hasta el inicio de la fila

MAYÚSCULA + AVPÁG / Extiende la selección hacia abajo

MAYÚSCULA + REPÁG / Extiende la selección hacia arriba

MAYÚSCULA + TECLAS DE DIRECCIÓN / Extiende la selección una celda hacia arriba, abajo izquierda o derecha

CONTROL + MAYÚSCULA + TECLAS DE DIRECCIÓN / Extiende la selección de celdas a la última celda no vacía de la misma columna o fila que la celda activa

CONTROL + MAYÚSCULA + INICIO / Extiende la selección de celdas hasta la primera celda usada de la hoja de cálculo

CONTROL + MAYÚSCULA + FIN / Extiende la selección de celdas hasta la última celda usada de la hoja de cálculo

CONTROL + MAYÚSCULA + * / Selecciona el área actual alrededor de la celda activa

ALT + = Inserta autosuma

ALT + ABAJO / Abre una lista de validación de datos

ALT + ENTRAR / Inserta un salto de línea dentro de una celda

CONTROL + , / Inserta la fecha actual

CONTROL + : / Inserta la hora actual

CONTROL + ” / Copia el valor de la celda de arriba

CONTROL + ‘ / Copia la fórmula de la celda de arriba

CONTROL + ENTRAR Rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual

CONTROL + SUPRIMIR / Borra el texto hasta el final de la línea

CONTROL + ALT + K / Inserta un hipervínculo

MAYÚSCULA + ENTRAR / Completa la entrada de la celda y ve a la celda superior

ENTRAR / Completa la entrada de la celda y ve a la celda inferior

MAYÚSCULA + TABULADOR / Completa la entrada de la celda y ve a la celda de la izquierda

TABULADOR / Completa la entrada de la celda y ve a la celda de la derecha

ALT + ESPACIO / Menú de control de la ventana de Excel

ALT + ‘ / Cuadro de diálogo “Estilo”

ALT + CONTROL + IZQUIERDA / Muévete hacia la izquierda entre las celdas no adyacentes

ALT + CONTROL + DERECHA / Muévete hacia la derecha entre las celdas no adyacentes

CONTROL + SIGNO MENOS (-) / Cuadro de diálogo “Eliminar celdas”

CONTROL + SIGNO MÁS (+) / Cuadro de diálogo “Insertar celdas”

CONTROL + ALT + V / Cuadro de diálogo “Pegado Especial”