Miguel, tengo mi primer cliente, me dice que lleva su contabilidad con libros electrónicos ¿Qué documentos debo pedirle?
Una muy buena pregunta.
Más que solicitar documentos, debes realizar una pequeña auditoria a la contabilidad con libros electrónicos.
En este artículo, quiero compartir contigo cinco puntos que te ayudaran a verificar que los libros electrónicos fueron presentados correctamente.
ÍNDICE DEL ARTÍCULO
- Contabilidad con Libros Electrónicos
- 1. Revisa desde cuando estaba obligado a llevar Libros Electrónicos la empresa
- 2. Revisa que libros electrónicos está obligado a implementar
- 3. Anotación de los Libros Electrónicos
- 4. Verificar los archivos planos TXT
- 5. Verificar los archivos y constancias de los libros electrónicos
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Contabilidad con Libros Electrónicos
1. Revisa desde cuando estaba obligado a llevar Libros Electrónicos la empresa
Este punto es muy importante, porque muchas veces se confunde tres conceptos:
- Afiliación
- Obligación
- Incorporación
En primer lugar, tener presente que la incorporación se refiere a las empresas designadas como Pricos.
Sobre la obligación, debemos revisar las Resoluciones de Superintendencias donde se estipule la obligación a las empresas.
Finalmente, sobre a afiliación, revisar la primera anotación realizada sobre algún libro electrónico (voluntario).
Para esta última tarea el Menú Historial del PLE 5.1 te puede ayudar.
2. Revisa que libros electrónicos está obligado a implementar
Para el caso de los Pricos, son 4 libros electrónicos que están obligados a implementar:
- Registro de Compras
- Registro de Ventas
- Libro Diario
- Libro Mayor
También, de cumplir dos requisitos adicionales, deberán implementar los libros y/0 registros del anexo 6.
- Pertenecer a la intendencia Nacional de Pricos
- Ingresos Brutos iguales o mayores a 3000 UIT (UIT 2016).
Para las empresas obligadas a utilizar libros electrónicos, solo deben implementar dos libros electrónicos:
- Registro de Compras
- Registro de Ventas
3. Anotación de los Libros Electrónicos
También es importante verificar que los libros electrónicos hayan sido anotados en el plazo correcto.
Para ello, podemos verificar la fecha de anotación en el Menú – Historial del PLE vs los cronogramas de vencimientos.
4. Verificar los archivos planos TXT
Este punto es el más importante de todos los mencionados.
Además, el más difícil de verificar. Porque si no conoces nada de la estructura de los libros y/o registro electrónicos, no podrás responder las siguientes preguntas:
- ¿Cómo sabes que el archivo txt del libro diario contiene los asientos de cierre?
- ¿Se han registrado las detracciones en el registro compras electrónico?
- ¿Has verificado que los Cuos son los correctos detallados en el Registro de Ventas Electrónico?
La tarea consiste en verificar que los archivos txt hayan sido elaborados correctamente, según la estructura establecida en la Resolución Superintendencia 361-2015.
Por otro parte, tu podrías decir, no es mi responsabilidad, yo no lo realice, pero es tu responsabilidad no alertar de las contingencias recibidas.
5. Verificar los archivos y constancias de los libros electrónicos
Por último, verificaremos que los libros contables electrónicos estén completos.
Por cada periodo se debe tener almacenado:
Registro de Compras y Registro de Ventas
- 3 archivos txt + 2 constancias de anotación por periodo.
Libro Diario y Libro Mayor
- 3 archivos txt + 2 constancias de anotación por periodo.
Conclusión
- Si vas a recibir una contabilidad con libros electrónicos debes verificar la correcta anotación, presentación y elaboración.
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Hola Miguel: La presente para reiterar las gracias por todo el apoyo que nos brindaste durante éste periodo que está por terminar.
Y Antes de despedirme te deseo pases una “FELIZ NAVIDAD” y un “VENTUROSO AÑO NUEVO”.
Un Cordial abrazo.
Walter
Muchas gracias, buenas vibras.
Buen día Miguel, y gracias por toda la información que das, es una gran ayuda..
tengo una duda, se envió los libros electrónicos correspondientes al 2016 en abril y mayo del 2017 en fechas diferentes, la multa es por cada envío o es solo una multa por todos los libros retrasados, gracias por su ayuda.
Es una sola multa por todos los periodos atrasados.
Es un excelente comienzo con una pequeña auditoria si todo esta conforme al recibir la contabilidad electronica y evitar multas, que sucede si el anterior contador bloquea las contraseñas para realizar la auditoria, nos pone trabas o algo que no me deje verificar si esta conforme .
Muchas gracias, buen inicio de semana.
Excelente información, y muchas gracias. Si los libros electrónicos fueron presentados fuera de su fecha, igual tienen multa.gracias.
Es correcto, es una infracción, por lo tanto una multa por pagar.