Miguel ¿Cuál es plazo de conservación de documentos laborales?
La respuesta a esta pregunta sobre la obligación de conservar documentos laborales Perú esta tipificado en el artículo 3.4 del Decreto Legislativo Nº 1310:
Para todo efecto legal, los empleadores están obligados a conservar los documentos y constancias de pago de las obligaciones laborales económicas solamente hasta cinco años después de efectuado el pago.
Si revisamos el párrafo anterior notamos dos supuestos de obligaciones laborales:
- Documentos Laborales
- Constancias de Pago
En ambos casos relacionados a obligaciones laborales económicas.
Miguel ¿Qué se entiende por documentos laborales?
Podemos mencionar como ejemplos: contratos de trabajo, solicitudes de vacaciones, compensación de horas extras, memorándum, acuerdos de aumento y/o reducción de remuneración, acuerdos de licencia sin goce de haber, etc.
Por otra parte, ¿Qué se entiende por constancias de pagos?
Por ejemplo, boleta de pago de haberes, liquidación de CTS, constancia de pago de utilidades, pago de liquidación de beneficios laborales
Conservar Documentos Laborales
La norma antes mencionada, indica que el plazo de los 5 años se computa después de efectuado el pago.
Miguel ¿Qué pasa si no he pago un beneficio laboral?
Por lo tanto, el plazo de conservación aun no empieza.
Seguridad y Salud en el Trabajo
A lo antes mencionado, existe una excepción: la documentación relacionada a Seguridad y Salud en el Trabajo.
Miguel ¿Cuál es el plazo de conservación para los documentos de seguridad y salud en el trabajo?
Averigüémoslo, revisando dos bases legales.
En primer lugar, revisemos el artículo 28 de la Ley Nº 29783:
En el reglamento se establecen los registros obligatorios a cargo del empleador, los que pueden llevarse por separado o en un solo libro o registro electrónico. Las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYME) y las entidades o empresas que no realicen actividades de alto riesgo, llevarán registros simplificados. Los registros relativos a enfermedades ocupacionales se conservan por un periodo de veinte (20) años”.
Por otra parte, revisemos el artículo 35 del Decreto Supremo Nº 005-2012-TR:
El registro de enfermedades ocupacionales debe conservarse por un período de veinte (20) años; los registros de accidentes de trabajo e incidentes peligrosos por un periodo de diez (10) años posteriores al suceso; y los demás registros por un periodo de cinco (5) años posteriores al suceso.
A modo de resumen, debemos conservar los documentos relacionados con seguridad y salud en el trabajo de la siguiente manera:
- 20 años: Registro de Enfermedades Ocupacionales
- 10 años: Registros de accidentes de Trabajo e Incidentes Peligrosos
- 5 años: Demás Registros
Finalmente, recomendaría digitalizar todos los documentos laborales y constancias de pago, porque en procesos judiciales un juez puede requerirte documentos de trabajadores desde el inicio de su relación laboral (por ejemplo, un trabajador que tiene 20 años en la empresa).
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Conclusiones
- El plazo de conservación es de 5 años para los documentos laborales y constancias de pago.
- En el caso de documentos relacionados con seguridad y salud en el trabajo la obligación puede extenderse hasta los 20 años.
Recomendación
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Buenos dias Miguel, excelente información. Tengo una duda, si un trabajador solicita entonces boletas del 2014 o 2015, la empresa no se encuentra en la obligación de entregarselas verdad? Tengo una trabajadora a la que el perro le rompio las boletas y me las solicita pero ese legajo ya no lo tenemos.
No estaría obligado, pero por un tema de buenas prácticas, si está en tus posibilidades, puedes darle.
Miguel muy buen comentario te hace refrescar los conocimientos. Para el caso de la documentación contable-tributaria, cual es el tiempo de conservación a la fecha?
Favor espero tu comentario como siempre acertado.
Cuidate mucho.
Es una buena pregunta para un artículo, porque depende del tipo de comprobante.
Hola miguel, quisiera saber sobre la suspensión perfecta, la empresa ya tiene la resolución aprobada por el ministerio de trabajo, pero cuando los trabajadores entran a la pagina de viva es salud y envían su solicitud para su subsidio no les permiten, quiero saber porque.
Comunícate con el MINSA, puede ser por varios factores. El principal quizás es porque no califica para los trabajadores del SIS.
Gracias por tu información.
Muchas gracias, bendiciones.